Datenschutzerklärung

0. Zwei Rollen

Für die Website, das Kundenkonto und die Abrechnung sind wir Verantwortlicher. Für alle Inhalte, die Sie in ImmoBooks verarbeiten — insbesondere Daten Ihrer Mieter, Eigentümer, Lieferanten und Dienstleister — sind Sie Verantwortlicher und wir ausschließlich Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO; Einzelheiten regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag. Anfragen betroffener Personen richten Sie bitte an den jeweiligen Verantwortlichen.

1. Verantwortlicher

RiFa Holding & Advertising GmbH
Emil-v.-Behring-Straße 14, 9500 Villach, Österreich
E-Mail: hello@immobooks.at

Datenschutzbeauftragter: nicht bestellt, da keine Pflicht nach DSGVO Art. 37.

2. Überblick

Diese Erklärung informiert Sie nach Art. 13 und 14 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dieser Website und der SaaS-Anwendung ImmoBooks.

3. Kategorien verarbeiteter Daten

• Stammdaten (Name, Anschrift, Firmenname, UID, Rechtsform)
• Kontaktdaten (E-Mail, Telefon)
• Vertragsdaten (Plan, Laufzeit, Zahlungsdaten)
• Nutzungsdaten (Login-Zeiten, aufgerufene Seiten, IP-Adresse gekürzt)
• Inhaltsdaten (Buchungs-, Objekt-, Mieter- und Belegdaten)
• Zahlungsdaten (über Stripe — wir speichern keine Kreditkartendaten selbst)

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

a) Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Bereitstellung der SaaS-Anwendung, Zahlungsabwicklung, Support.

b) Gesetzliche Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Aufbewahrung von Rechnungen nach BAO §132 (7 Jahre), steuerliche Nachweispflicht (UStG, UGB).

c) Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Sicherheit der IT-Systeme, Fehleranalyse, Qualitätssicherung.

d) Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Marketing-E-Mails an Bestandskunden.

Die KI-Funktionen sind Bestandteil der vertraglich geschuldeten Leistung und werden im Auftrag des Kunden nach Art. 28 DSGVO erbracht (lit. a); eine gesonderte Einwilligung ist dafür weder erforderlich noch wird sie eingeholt. Die Nutzung kann nach § 14 Abs 10 der AGB abgeschaltet werden.

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir setzen folgende Auftragsverarbeiter ein (Art. 28 DSGVO, Verträge geschlossen):

• Railway Corporation, Amsterdam (NL) — Region europe-west4 — Betrieb der Anwendung, Datenbank, Dokumentenspeicher und Identitätsdienst
• Vercel Inc., Frankfurt am Main (DE) — Region fra1 — Auslieferung und serverseitiges Rendern der Weboberfläche
• Stripe Payments Europe Ltd., Dublin (IE) — Zahlungsabwicklung und Verwaltung der Abonnements
• Resend, Vereinigte Staaten — Versand von Transaktions-E-Mails (Anmeldung, Passwort, Benachrichtigungen)
• Anthropic, PBC, Vereinigte Staaten — KI-Auswertung für Belegerkennung, Mietvertragserkennung und MRG-Chat (nur mit Ihrer Einwilligung)
• finAPI GmbH, München (DE) — Anbindung von Bankkonten und Abruf von Kontoumsätzen (nur mit Ihrer Einwilligung)

Diese Liste wird unter Subprozessoren mit Angabe der jeweiligen Übermittlungsgrundlage geführt.

6. Drittlandsübermittlung

Übermittlungen in die USA erfolgen auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10.07.2023).

7. Speicherdauer

• Stammdaten: für die Dauer des Vertrags + 7 Jahre nach BAO §132
• Zahlungsdaten: 7 Jahre nach BAO §132
• Log-Daten: 90 Tage, danach anonymisiert
• Support-Tickets: 3 Jahre
• Marketing-Leads: bis zum Widerspruch, spätestens nach 3 Jahren

8. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16)
• Löschung (Art. 17)
• Einschränkung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Widerspruch (Art. 21)
• Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3)

Zur Ausübung dieser Rechte: hello@immobooks.at

Beschwerderecht bei der Datenschutzbehörde:
Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien
www.dsb.gv.at

9. Cookies und Tracking

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies (Session-Cookie für die Anmeldung). Keine Reichweitenmessung, keine personenbezogenen Kennungen, kein Browser-Fingerprinting, keine Drittanbieter-Cookies. Eine Einwilligung ist daher nicht erforderlich.

10. Automatisierte Entscheidungsfindung

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. KI-Features (Belegerkennung, Kontenvorschlag) sind Vorschläge und erfordern stets eine Bestätigung durch den Nutzer.

11. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung bei Änderungen unserer Verarbeitungstätigkeiten an. Die jeweils aktuelle Version finden Sie unter immobooks.at/legal/datenschutz.